Voer voor freelance webredacteuren: Google Docs

Je kent het wel: ben je bij een klant om te werken aan een opdracht heb je de benodigde documenten waar je thuis aan hebt gewerkt vergeten. Of je hebt ze wel meegenomen, maar je bent je USB-stick kwijtgeraakt. Niet handig. Ook niet handig: al de verschillende versies van documenten die je op die manier gaandeweg creëert: op je desktop computer thuis, op je laptop, op je USB-stick, op de server van de klant. Versiebeheer wordt zo nodeloos ingewikkeld.

Door Google Docs te gebruiken los je dit probleem op. Deze dienst van de zoekmachine is eigenlijk een volwaardige vervanger van een tekstverwerker zoals Word. Met minder overbodige franjes maar met alle essentiële opties die je als webredacteur nodig hebt. Grootste voordeel: het is een online applicatie, dat wil zeggen dat je deze tekstverwerker online, via je browser kunt benaderen. Je hoeft er niets voor te installeren en beter nog: je hoeft er niets voor te betalen. Een gratis Google account is voldoende om er mee aan de slag te gaan. Gebruik je al Gmail dan kun je meteen aan de slag.

Hoe werkt het?
Als je ingelogd bent op je Google account dan kun je via Google of Gmail (linkje in het menu helemaal bovenin) 'inloggen' op Google Docs. In beeld verschijnt vervolgens een venster met bovenin een taakbalk. Aan de linkerzijde vind je het documentenvenster met mappen, documenttypen en opgeslagen zoekopdrachten. Klik je in de taakbalk op 'nieuw' dan kun je een nieuw tekst-, pdf-, spreadsheet-, of presentatiedocument openen. In het venster dat daarna verschijnt heb je vrijwel alle functies tot je beschikking die je van soortgelijke software-applicaties gewend bent.

 Afbeelding: de interface van Google Docs met taakbalk en documentenbrowser

Veelzijdig alternatief
Dat betekent dat je tekst kunt opmaken en tabellen, afbeeldingen en links kunt invoegen. Documenten kun je bovendien met één druk op de knop mailen of delen met anderen. Revisies worden automatisch opgeslagen. Handig als je samen aan een klus werkt. Uiteraard kun je ook mappen aanmaken om documenten voor verschillende opdrachtgevers / projecten onder te brengen. Wil je een document vanaf je harde schijf opslaan in Google Docs? Geen probleem. Een bestand downloaden naar je bureaublad? Idem dito. Alle documenten zijn bovendien uitwisselbaar met Microsoft Office.Je kunt vanaf nu dus waar je ook bent bij al je documenten, mits je de beschikking hebt over internet en een browser. Het is misschien even wennen in het begin, maar daarna nooit meer slepen meer met externe harde schijven, USB sticks of laptops. En vooral: nooit meer documenten vergeten

Google Docs vind je via http://docs.google.com

Auteur: Guido van den Anker, Entopic