Vijf tips om effectiever te e-mailen

E-mail is het ideale middel om snel te communiceren. Een bericht is snel opgesteld en zo verstuurd. En binnen enkele minuten heb je vaak al antwoord. Toch schort het vaak aan de effectiviteit van e-mailberichten. Ze zijn vaak onduidelijk, te kort door de bocht of juist veel te lang. We geven je vijf tips die daar verbetering in brengen.

Waar het allemaal om draait is dat jij via een mailtje iets wilt bereiken bij de ontvanger. Vaak is dat een vraag, een verzoek en moet de ontvanger van het bericht daarvoor tot actie overgaan. Maar hoe krijg je diegene zover? De toon, woordkeuze en opbouw van een e-mailbericht zijn daarbij van belang. Met onderstaande tips in het achterhoofd schrijf je mailtjes die meer effect hebben bij de ontvanger.

Zorg voor een heldere onderwerpregel
Vermijd daarbij algemene termen 'belangrijk' of 'snel afhandelen' en ben zo concreet mogelijk, dus bijvoorbeeld: 'Input agendapunten vergadering 22 juli'

Wees to-the-point
Hele lappen tekst worden niet gelezen. Wees kort en bondig, formuleer helder en kom meteen ter zake. Ontvangers hebben vaak weinig tijd en willen snel weten waar het om draait.

Maak tekst eenvoudig leesbaar
Aansluitend op de vorige tip: zorg dat je mailtje scanbaar is. Net als op internet werkt het veel beter als je met je tekst rekening houdt met het feit dat lezers tekst vooral scannen op relevantie. Kwestie van korte zinnen, voldoende witregels, bulletpoints voor opsommingen en vetgedrukte tekst om belangrijke items te accentueren.

Hou het persoonlijk
Richt je in je mail als het kan niet tot een groep of een afdeling, maar spreek de ontvanger van de je mail persoonlijk aan. Kost iets meer tijd, maar die verdien je terug doordat dit vaak een nuttiger antwoord oplevert. Geef ook duidelijk je eigen mening over een kwestie die je aanhaalt in je mail. Dat wekt vertrouwen op.

Weet met wie je mailt
Klinkt misschien logisch, maar bedenk voor het opstellen van een mail wat de ontvanger al weet van het onderwerp. Wat moet de ontvanger weten over het onderwerp om aan je verzoek te voldoen? Wat is zijn mening over het onderwerp? Wat is zijn voordeel bij het verzoek wat je bij hem neerlegt? Probeer de antwoorden op deze en soortgelijke vragen kort te verwerken in de tekst van je mailbericht.

Meer over succesvol e-mailen kun je lezen in een artikel over dit onderwerp op de site van BusinessWeek.

Auteur: Guido van den Anker